Lotte Westerlaken, consultant, aan het woord.

U ziet op intranet een verslag met foto’s voorbij komen over een workshop van het projectteam omgevingswet. Later komt u een van de collega’s uit dat team tegen. Zij praat u even bij over de resultaten van de workshop. Uw expertise over organisatieverandering blijkt nu nodig, dus jullie spreken af dat u de volgende keer aansluit. En dat door dat ene bericht.

Een droombeeld? Dat hoeft niet. In veel organisaties wordt het intranet nog steeds gebruikt om te zenden, vaak top down. Maar om medewerkers meer te laten samenwerken en te verbinden, is interactie nodig. Met een social intranet kunnen ze kennis delen, op elkaar reageren en laten zien wat ze doen. Ze begrijpen beter van elkaar wat hun werk inhoudt en ze weten elkaar vervolgens beter te vinden voor een samenwerking. Zo blijkt bijvoorbeeld dat mensen met een kantoorfunctie het erg interessant vinden om te zien wat iemand in de buitendienst doet. En het mes snijdt aan twee kanten; een social intranet helpt organisatiedoelen te realiseren.

Laat los

Bij SIM merken we dat organisaties enthousiast zijn over de mogelijkheden van social intranet, maar het ook spannend vinden om controle los te laten. De grootste uitdaging is om het te laten gebeuren. Natuurlijk is het goed om zich bewust te zijn van de risico’s en hoe u daarmee om wilt gaan, maar geef het een kans. Ons advies is dan ook: stel geen regels op voor het plaatsen van content, dat gaat beperkend werken. Maak het juist leuk en makkelijk om te gebruiken, dan gaat de rest vanzelf.

Zelf plaatsen en reageren

‘Geen regels voor het plaatsen?’, hoor ik u denken. Inderdaad, ook het beheer werkt wat anders. De rol van functioneel- en content beheerders verandert. Ze hoeven niet elk bericht meer zelf te plaatsen. Sterker nog, mensen kunnen zelf groepen aanmaken en hierin content publiceren. De personeelsvereniging start bijvoorbeeld een eigen groep. Iedere medewerker kan hiervan lid worden en reageren op content in de groep. Zo ontstaat er meer interactie en dynamiek. Een vraag over een uitje? De medewerker stelt deze bij het item en iemand van de personeelsvereniging geeft binnen 2 dagen antwoord, zonder dat het via de functioneel- of content beheerder gaat. Zij steken hun tijd meer in het actief beheren van groepen en het systeem en de ondersteuning van gebruikers.

Tips voor een enthousiaste start

Tot slot, hoe pakt u de introductie van een social intranet aan en hoe houdt u iedereen enthousiast? In een notendop met mijn 5 tips:

1. Start op tijd met een groep ambassadeurs uit alle lagen van de organisatie.
2. Monitor het gebruik en kom na de livegang ook nog meerdere keren met de ambassadeurs bij elkaar om gebruik te stimuleren.
3. Maak het intranet persoonlijk en herkenbaar, bijvoorbeeld met een naam die vanuit de organisatie is aangedragen en eigen foto’s in plaats van stockfoto’s.
4. Zet medewerkers altijd centraal bij keuzes in de inrichting of content. Zij zijn de gebruikers!
5. Stimuleer het gebruik en laat het gebeuren.

Wilt u weten hoe ons social intranet "SIM Open Social" uw organisatie helpt? Ik vertel u er graag meer over tijdens een online demo. Vul hieronder uw gegevens in en ik neem contact met u op voor een afspraak. Ook leuk om andere collega's vanuit de organisatie hierbij aan te haken!